Главный бухгалтер ФГБОУ ВО «Театральный институт им. Бориса Щукина при Государственном академическом театре им. Евгения Вахтангова» Н.А. Дикарева рассказала об опыте автоматизации документооборота в учреждении.
В качестве учетной системы в Театральном институте имени Бориса Щукина используется единая информационная система управления административно-хозяйственной деятельностью (ЕИС АХД) на базе программного продукта «ПарусБюджет 8». Система предназначена для комплексного информационно-аналитического обеспечения и автоматизации бухгалтерского и кадрового учета, расчета заработной платы сотрудников, учета расходов на оплату труда.
В конце 2022 года в Театральном институте имени Бориса Щукина (далее — учреждение) на всех уровнях руководства пришли к пониманию, что текущая схема документооборота с использованием бумажных носителей на сегодняшний день является архаичной и не соответствует современным требованиям и тенденциям процессов учета и управления в организации. Существенным фактором для принятия решения об изменении текущей схемы документооборота стали Методические указания № 61н, в соответствии с которыми бюджетные учреждения в своей операционной деятельности должны использовать электронный документооборот таких документов.
Для быстрого поиска решения задач был рассмотрен вариант создания системы электронного документооборота на базе уже имеющейся учетной системы «Парус-Бюджет 8», однако после проведенного анализа функциональных возможностей он был отклонен, так как решал узкие задачи электронного документооборота только для отдела бухгалтерского учета, и то не в полном объеме. Ключевыми функциональными требованиями по переходу на электронный документооборот в учреждении были универсальность, комплексность и адаптируемость к различного рода процессам и документам, применяемым в рамках операционной деятельности организации, в том числе по решению задач классического делопроизводства, управления проектами, управления договорами и пр.
В итоге выбора вариантов представленных на рынке программных продуктов по системам электронного документооборота было принято решение о создании и внедрении в учреждении системы электронного документооборота на базе программного продукта Directum RX с обязательной технической реализацией сервисов интеграции с учетной системой «Парус-Бюджет 8» и информационными системами операторов юридически значимого электронного документооборота для обмена финансовыми и договорными документами с контрагентами.
В 2023 году был инициирован и совместно с ООО «Парусник-Белгород» успешно реализован первый этап проекта по автоматизации документооборота внутренних документов, финансовых, договорных и проектных документов, в рамках которого были выполнены следующие виды работ:
▶ проведено предпроектное обследование объекта автоматизации;
▶ разработаны описания бизнес-процессов в нотации BPMN 2.0;
▶ разработан технический проект на систему электронного документооборота;
▶ развернуты и настроены система электронного документооборота и сервисы интеграции с учетной системой на базе программного продукта «Парус-Бюджет 8»;
▶успешно осуществлены мероприятия по тестовой и опытной эксплуатации с последующим вводом системы электронного документооборота в промышленную эксплуатацию.